Thẻ nhân viên vừa là công cụ nhận diện, vừa là chìa khoá vào cửa và là phương tiện chấm công. Doanh nghiệp tự in thẻ tại chỗ sẽ chủ động khi có người mới, khi nhân sự làm mất thẻ hoặc khi đổi nhận diện thương hiệu, thay vì chờ đơn vị in ngoài. Trang này giúp bạn chọn đúng bộ ba: máy in thẻ nhựa phù hợp số lượng in mỗi tháng, loại phôi thẻ tương thích đầu đọc đang dùng, và phụ kiện đeo thẻ.
Máy in thẻ nhân viên phù hợp
Chưa muốn đầu tư máy? Xem dịch vụ in thẻ nhân viên — SmartID in và giao thẻ thành phẩm theo danh sách của bạn.
Khi nào nên tự in thẻ thay vì đặt ngoài
Đặt in ngoài có lợi khi bạn làm một lô lớn duy nhất và không phát sinh thêm. Ngược lại, nếu mỗi tháng có người mới vào, có thẻ hỏng, có thẻ mất và bộ phận hành chính phải chờ vài ngày mới có thẻ thay, thì việc in tại chỗ giải quyết được cả ba tình huống trong vài phút. Một mốc thực tế để cân nhắc: khi số thẻ phát sinh đều đặn hằng tháng chứ không dồn về một đợt.
Chọn phôi thẻ đúng đầu đọc đang lắp
Đây là bước dễ sai nhất. Hệ thống cửa và máy chấm công đang dùng quyết định loại phôi:
- Thẻ từ (dải từ HiCo hoặc LoCo)
- Thẻ proximity 125 kHz
- Thẻ Mifare 13,56 MHz
- Thẻ Mifare, proximity thương hiệu HID: nếu thiết bị chấm công của bạn có logo HID thì nhất định bạn phải đặt phôi thẻ của hãng HID
Đang dùng đầu đọc HID thì chọn phôi thẻ nào:
“HID Global thành lập năm 1991, đặt trụ sở tại bang Texas, hiện thuộc tập đoàn ASSA ABLOY, có hơn 2.200 nhân viên và hệ thống văn phòng hỗ trợ hơn 100 quốc gia. Đây là nhà cung cấp thẻ và đầu đọc kiểm soát ra vào phổ biến ở nhiều toà nhà văn phòng và nhà máy tại Việt Nam.”
Nếu hệ thống cửa của bạn đang dùng đầu đọc HID, phần cần xác định trước khi đặt phôi là chuẩn và tần số thẻ: proximity 125kHz hay Mifare 13.56MHz. Hai tần số này không đọc chéo được cho nhau, nên thẻ in đẹp mà sai chuẩn thì vẫn không mở được cửa. Chụp mặt sau thẻ đang dùng và ghi lại model đầu đọc gửi SmartID, đội ngũ SmartID đối chiếu rồi báo đúng loại phôi tương thích.
| Chuẩn phôi thẻ | Đọc bằng cách nào | Dấu hiệu nhận ra | Lưu ý khi đặt |
|---|---|---|---|
| Thẻ dải từ HiCo hoặc LoCo | Quẹt qua khe đọc | Dải nâu hoặc đen chạy dọc mặt sau | Phải đúng HiCo hay LoCo theo máy đang dùng |
| Proximity 125kHz | Đưa gần đầu đọc | Thẻ dày hơn, mặt sau trơn | Chỉ đọc một mã cố định, không ghi thêm dữ liệu |
| Mifare 13.56MHz | Chạm vào đầu đọc | Thẻ mỏng như thẻ ngân hàng | Mã hoá được dữ liệu trong chip |
| Thẻ thương hiệu HID | Đầu đọc HID | Thiết bị chấm công có logo HID | Bắt buộc đặt phôi của hãng HID |
Chọn máy theo số lượng thẻ mỗi tháng
Với vài chục đến vài trăm thẻ một năm, dòng in trực tiếp một mặt để bàn là đủ. Khi cần in cả hai mặt, bổ sung mô-đun in hai mặt để không phải lật thẻ thủ công. Khi thẻ có gắn chip cần mã hoá dữ liệu, chọn máy có mô-đun mã hoá tương ứng. Xem đầy đủ các dòng tại máy in thẻ nhựa.
| Tình huống phát thẻ | Hướng cấu hình | Vì sao |
|---|---|---|
| Vài chục đến vài trăm thẻ mỗi năm, phát rải rác | Máy in nhiệt trực tiếp một mặt để bàn | Đủ cho nhân sự mới và thẻ thay lẻ |
| Thẻ in cả hai mặt | Thêm mô-đun in hai mặt | Không phải lật thẻ thủ công giữa chừng |
| Thẻ đồng thời là thẻ ra vào có chip | Thêm mô-đun mã hoá đúng chuẩn chip | In và ghi dữ liệu vào chip trong cùng một lượt |
| Một lô lớn duy nhất, cả năm không phát sinh | Đặt dịch vụ in thẻ | Không đầu tư công suất chỉ dùng vài ngày |
In một mặt hay hai mặt, có cần mã hoá chip
Mặt trước thường in ảnh, họ tên, chức danh, phòng ban và logo. Mặt sau dùng cho mã vạch, quy định sử dụng thẻ hoặc thông tin liên hệ khi nhặt được thẻ. Nếu thẻ đồng thời là thẻ ra vào, phần dữ liệu nằm trong chip chứ không nằm ở lớp in — việc ghi dữ liệu vào chip do phần mềm kiểm soát ra vào đảm nhiệm.
Phụ kiện đi kèm
Dây đeo thẻ in logo công ty giúp thẻ trông đồng bộ và giảm rơi mất; bao thẻ cứng bảo vệ lớp in khỏi trầy xước; dây rút yoyo tiện cho khu vực phải quẹt thẻ nhiều lần trong ngày.
Chi phí vận hành cần dự trù
Ngoài máy, chi phí thường xuyên gồm ribbon mực in thẻ, phôi thẻ và bộ vệ sinh máy. Vệ sinh định kỳ theo hướng dẫn của hãng là việc rẻ nhất giúp kéo dài tuổi thọ đầu in. Toàn bộ danh mục xem tại vật tư in thẻ.
Câu hỏi thường gặp
Công ty 200 nhân sự nên chọn máy in thẻ loại nào?
Với vài trăm thẻ mỗi năm, dòng in trực tiếp một mặt để bàn là đủ; nếu cần in cả hai mặt thì chọn bản in hai mặt để không phải lật thẻ thủ công.
Thẻ nhân viên có mở được cửa không?
Được, nếu chọn phôi thẻ đúng chuẩn đầu đọc đang lắp: thẻ từ, thẻ proximity 125 kHz hoặc thẻ Mifare 13,56 MHz. Gửi model đầu đọc để được tư vấn đúng loại phôi.
Tự in thẻ có rẻ hơn đặt in ngoài không?
Đặt ngoài rẻ hơn khi in một lô lớn duy nhất. Tự in có lợi khi phát sinh liên tục vài chục thẻ mỗi tháng, cần thẻ ngay trong ngày hoặc thường xuyên phải in lại thẻ mất.
Một cuộn ribbon in được bao nhiêu thẻ?
Số thẻ in được ghi theo từng mã ribbon của mỗi hãng. Cho SmartID biết model máy, đội ngũ SmartID gửi đúng mã ribbon kèm số thẻ mỗi cuộn.
RUY BĂNG CHO MỘT SỐ DÒNG MÁY PHỔ BIẾN
In thẻ có cần phần mềm riêng không?
Có thể in từ file thiết kế sẵn, nhưng nếu in theo danh sách nhân sự thì nên dùng phần mềm in thẻ để lấy dữ liệu từ Excel và in hàng loạt.
Liên hệ tư vấn cùng SmartID
SmartID là đơn vị tiên phong cung cấp giải pháp toàn diện về công nghệ nhận dạng và thẻ thông minh tại Việt Nam. SmartID tự hào là đối tác chiến lược và nhà phân phối chính thức của hàng loạt thương hiệu hàng đầu thế giới Swiftpro, Hiti, Identis… mang đến trọn gói giải pháp in ấn hộ chiếu và giấy tờ định danh bảo mật cao.
- 📍 Địa chỉ: 51-53 Phổ Quang, Phường Tân Sơn Hòa, TP.HCM
- 📞 Hotline: 0909.961.535
- 📧 Email: [email protected]
- 🌐 Website: SmartID.vn
👉 Liên hệ ngay với SmartID để được tư vấn máy in thẻ nhân viên!
