Mỗi mùa khai giảng, trường học phải phát hành hàng trăm đến hàng nghìn thẻ trong thời gian ngắn, kèm ảnh và mã số của từng em. Tự in tại trường giúp phát thẻ ngay trong ngày nhập học và in lại thẻ hỏng hoặc mất mà không phải đặt lô mới. Trang này tóm tắt cách tính công suất máy in thẻ nhựa theo sĩ số, cách chọn thẻ tích hợp thư viện – điểm danh – ra vào ký túc xá, và những lỗi thường gặp khi in số lượng lớn.
Máy in thẻ học sinh phù hợp
Chưa muốn đầu tư máy? Xem dịch vụ in thẻ học sinh — SmartID in và giao thẻ thành phẩm theo danh sách của trường.
Tính công suất theo sĩ số và thời gian phát thẻ
Công thức đơn giản: lấy tổng số thẻ chia cho số ngày được phép phát, rồi chia tiếp cho số giờ làm việc mỗi ngày. Kết quả là số thẻ mỗi giờ mà máy phải đạt. Con số này quyết định nên chọn một máy công suất cao hay hai máy để bàn chạy song song — phương án hai máy còn có lợi thế dự phòng khi một máy phải dừng để vệ sinh.
Thẻ học sinh nên tích hợp gì
Phổ biến nhất là mượn trả thư viện, điểm danh và ra vào ký túc xá; một số trường dùng chung thẻ cho căng tin. Mã vạch hoặc QR đủ cho tra cứu; chip Mifare 13,56 MHz phù hợp khi cần quẹt nhanh ở cửa. Xem các loại phôi thẻ tương ứng.
In hàng loạt từ danh sách Excel
phần mềm in thẻ cho phép nạp danh sách học sinh kèm đường dẫn ảnh, ghép vào mẫu thẻ đã thiết kế rồi in liên tục. Nhờ vậy, phần việc nặng nhất là chuẩn hoá danh sách và ảnh chứ không phải thao tác in.
Độ bền thẻ dùng suốt năm học
Phôi PVC CR80 dày 0,76 mm chịu được sử dụng hằng ngày trong điều kiện thường. Hư hỏng thường đến từ uốn cong và trầy xước ở đáy cặp sách; dùng bao thẻ cứng hoặc thêm lớp phủ bảo vệ sẽ giảm đáng kể số thẻ phải in lại.
Quy trình phát thẻ và in lại thẻ mất
Nên quy định rõ ai được yêu cầu in lại, cần giấy tờ gì và bao lâu có thẻ mới. Với thẻ có chip, cần huỷ hiệu lực thẻ cũ trên phần mềm trước khi phát thẻ mới, tránh trường hợp thẻ thất lạc vẫn vào được ký túc xá.
Câu hỏi thường gặp
Trường 1.000 học sinh cần máy công suất bao nhiêu?
Hãy tính theo số ngày được phép phát thẻ. Cho SmartID biết sĩ số và số ngày, chúng tôi tính ra số thẻ mỗi giờ cần đạt và gợi ý model phù hợp.
Trường tuyển tới 3.000 sinh viên một năm nên làm thế nào?
Ở quy mô này, mua một máy công suất lớn chỉ để chạy hai tuần nhập học rồi bỏ không cả năm là cách tốn kém nhất. Nhiều trường chia việc in thẻ làm hai phần.
Phần số lượng lớn — đặt dịch vụ in. Toàn bộ thẻ của khoá mới in tập trung theo danh sách rồi giao theo lô. Trường không phải đầu tư máy công suất cao, không phải bố trí người trực máy suốt đợt nhập học, và không gánh rủi ro hỏng máy đúng cao điểm.
Phần phát sinh — giữ một máy tại trường. Cả năm luôn có thẻ mất, thẻ hỏng, sinh viên nhập học bổ sung, sinh viên chuyển ngành và thẻ cán bộ nhân viên. Những trường hợp này lẻ tẻ nhưng cần có thẻ ngay trong ngày; đặt dịch vụ cho vài chục thẻ vừa chậm vừa không kinh tế.
Thẻ offset làm nền, máy chỉ cá thể hoá. Phần cố định của thẻ — logo trường, hoa văn, màu nền, quy định ở mặt sau — in sẵn hàng loạt bằng offset. Máy in thẻ tại trường chỉ in phần riêng của từng sinh viên, học sinh (thông tin cá thể hoá): ảnh, họ tên, mã số, mã vạch. Cách này giảm lượng ribbon màu dùng cho mỗi thẻ và rút ngắn thời gian in so với in tràn nền từng thẻ.
Giải pháp kết hợp gồm: dịch vụ in thẻ học sinh, sinh viên cho lô lớn, thẻ offset in sẵn nền, cùng bộ thiết bị dưới đây cho phần phát sinh tại trường.
Thẻ học sinh có tích hợp thư viện và điểm danh được không?
Được, khi dùng phôi thẻ có chip hoặc mã vạch và kết nối với phần mềm nhà trường đang dùng.
In ảnh học sinh lên thẻ có khó không?
Không. Phần mềm in thẻ lấy ảnh và thông tin từ danh sách Excel rồi in hàng loạt theo mẫu đã thiết kế.
Thẻ có bền hết năm học không?
Phôi PVC CR80 dày 0,76 mm dùng tốt trong điều kiện thường; nếu cần bền hơn có thể thêm lớp phủ bảo vệ hoặc dùng bao thẻ.
Xem sản phẩm: Bao đựng thẻ
Trường nên dự trù vật tư thế nào cho mùa tuyển sinh?
Dự trù theo sĩ số cộng thêm phần hao và thẻ in lại. SmartID có thể lập bảng vật tư theo sĩ số từng khối.
Cần tư vấn đúng cấu hình? Gọi hoặc Zalo 0909 961 535 — cho SmartID biết số thẻ cần in mỗi tháng và loại đầu đọc đang dùng, chúng tôi gợi ý máy và vật tư phù hợp.
