Máy in thẻ khách sạn là máy in thẻ nhựa để bàn đặt tại lễ tân hoặc phòng nhân sự, in thẻ phòng theo nhận diện thương hiệu, thẻ nhân viên và thẻ hội viên cho khách sạn, resort.
Khách sạn và khu nghỉ dưỡng dùng thẻ cho nhiều việc cùng lúc: mở cửa phòng, thanh toán dịch vụ nội khu, thẻ quà tặng và thẻ nhân sự. Khi tự in, lễ tân thay được thẻ hỏng ngay trong ca, đổi mẫu theo mùa hoặc theo chương trình khuyến mãi mà không phải chờ đặt hàng. Việc quan trọng nhất phải làm trước là chọn đúng loại phôi thẻ tương thích hệ khoá cửa và đầu đọc đang lắp.
Máy in thẻ khách sạn nào phù hợp?
Bốn lựa chọn hay dùng: hai máy in nhiệt trực tiếp cho lượng thẻ đều mỗi tháng, một mô-đun mã hoá chip Mifare gắn vào máy, và một máy in thẻ dùng cho thẻ có yêu cầu hình ảnh cao hơn.
Tóm tắt nhanh
- Thẻ phòng phải đúng chuẩn khoá cửa đang lắp: thẻ từ, proximity 125kHz hay Mifare 13.56MHz. In lại không sửa được chuẩn sai.
- Máy in thẻ in nền thẻ; phần ghi dữ liệu vào chip do phần mềm khoá cửa và bộ mã hoá đảm nhiệm.
- Thẻ phòng dùng lại qua nhiều lượt khách nên in lô theo nhận diện, không in tên từng khách.
- Thẻ nhân viên, thẻ hội viên spa và thẻ quà tặng mới là phần in lẻ tại chỗ.
- Không in số điện thoại, số căn cước hay số phòng cố định lên mặt thẻ.
- Khách báo mất thẻ: huỷ hiệu lực trên phần mềm trước, in thẻ mới sau.
Khách sạn dùng máy in thẻ vào những việc gì?
Không chỉ thẻ phòng. Một chiếc máy đặt ở khu vực hành chính phục vụ cùng lúc năm nhóm thẻ, mỗi nhóm có cách in khác nhau.
| Loại thẻ | In lô hay in lẻ | Cần mã hoá chip | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Thẻ phòng | In lô theo nhận diện | Có, mã hoá lại mỗi lượt khách | Dùng lại nhiều lượt, không in tên khách |
| Thẻ nhân viên | In lẻ khi có người mới | Có, nếu dùng chung hệ ra vào | In ảnh, tên, bộ phận |
| Thẻ hội viên spa, phòng gym | In lẻ tại quầy | Tuỳ đầu đọc đang lắp | Gắn với tài khoản trên phần mềm |
| Thẻ quà tặng, voucher | In lô theo chương trình | Không bắt buộc | Mã vạch hoặc mã QR là đủ |
| Thẻ ra vào khu kỹ thuật, kho | In lẻ | Có | Phân quyền theo khu vực |
Làm sao biết khoá cửa đang dùng chuẩn thẻ nào?
Nhìn vào thẻ đang phát cho khách là ra phần lớn câu trả lời.
| Chuẩn thẻ | Đọc bằng cách nào | Dấu hiệu nhận ra | Lưu ý |
|---|---|---|---|
| Thẻ dải từ | Quẹt qua khe đọc | Có dải nâu hoặc đen chạy dọc mặt sau | Hệ đời cũ, dữ liệu dễ mất khi để cạnh nam châm |
| Proximity 125kHz | Đưa gần đầu đọc | Thẻ dày hơn, mặt sau trơn, thường có số in nhỏ | Chỉ đọc một mã cố định, không ghi thêm dữ liệu |
| Mifare 13.56MHz | Chạm vào đầu đọc | Thẻ mỏng như thẻ ngân hàng, mặt sau trơn | Ghi và mã hoá được dữ liệu trong chip |
Hai tần số 125kHz và 13.56MHz không đọc chéo được cho nhau, nên đây là thứ phải chốt trước khi đặt phôi thẻ. Ba bước xác định nhanh: mở tài liệu hệ khoá cửa, chụp cả hai mặt thẻ đang dùng, và gửi kèm mã model in trên thẻ nếu có. Đội ngũ SmartID đối chiếu và báo lại đúng loại phôi.
Mã hoá thẻ phòng có phải việc của máy in thẻ không?
Không hẳn, và hiểu nhầm chỗ này làm nhiều khách sạn mua thừa hoặc mua thiếu thiết bị.
Máy in thẻ in hình lên mặt thẻ. Việc ghi số phòng và thời hạn lưu trú vào chip do phần mềm của hãng khoá cửa thực hiện qua bộ mã hoá đặt ngay tại quầy lễ tân. Hai việc này tách rời nhau: mỗi lượt khách mới chỉ mã hoá lại, không in lại. Vì vậy một khách sạn 100 phòng có thể in thẻ phòng mỗi năm một lần mà vẫn mã hoá hàng chục lượt mỗi ngày.
Mô-đun mã hoá gắn trong máy in thẻ chỉ cần khi bạn muốn in và ghi chip trong cùng một lượt — thường là thẻ nhân viên hoặc thẻ hội viên có chip, làm lẻ từng chiếc.
In thẻ phòng theo nhận diện: in lô hay in tại quầy?
| Cách làm | Phù hợp khi | Điều cần lường |
|---|---|---|
| In lô toàn bộ theo nhận diện | Số phòng ổn định, mẫu thẻ dùng cả năm | Chi phí mỗi thẻ thấp nhất, nhưng phải đặt trước và giữ kho |
| In lô phần nền, in bù tại quầy | Có thẻ hỏng trong năm, có mẫu theo mùa lễ hội | Cần máy đặt tại chỗ; đây là cách phổ biến nhất |
| In toàn bộ tại quầy | Khách sạn quy mô nhỏ, đổi mẫu liên tục | Tốn ribbon hơn, bù lại đổi mẫu chỉ tốn công thiết kế file |
Thẻ in tràn theo bộ nhận diện của khách sạn tạo ấn tượng khác hẳn thẻ trắng dán một góc logo. Mặt sau in được giờ phục vụ, mật khẩu wifi hoặc hướng dẫn ngắn cho khách.
Thẻ nhân viên khách sạn nên in thông tin gì?
Ảnh chân dung, tên, bộ phận và mã nhân viên. Chỉ vậy.
Không in số điện thoại, số căn cước hay địa chỉ. Thẻ rơi ở sảnh hoặc bãi xe là dữ liệu cá nhân của nhân viên ra khỏi khách sạn. Với nhân sự thời vụ mùa cao điểm, in thêm dòng thời hạn để bảo vệ nhận ra thẻ hết hiệu lực bằng mắt, không phải tra máy.
Màu nền phân theo bộ phận giúp trưởng ca nhìn một lượt là biết ai đang ở khu vực không thuộc phần việc của mình.
Thẻ hội viên spa và phòng gym trong khách sạn
Đây là nhóm thẻ sinh doanh thu trực tiếp, và là lý do nhiều khách sạn quyết định mua máy thay vì đặt in ngoài.
- Khách đăng ký gói spa hoặc gói tập buổi chiều, cầm thẻ về ngay trong buổi đó.
- Thẻ gắn với tài khoản trên phần mềm, nhân viên quét thẻ là thấy gói còn bao nhiêu buổi.
- Hạng thẻ phân bằng màu nền hoặc ký hiệu ở góc, dùng chung một loại phôi trắng.
- Đổi mẫu theo chương trình khuyến mãi chỉ tốn công thiết kế lại file in.
Cách làm giống hệt máy in thẻ thành viên ở cửa hàng bán lẻ, chỉ khác ở chỗ thẻ nằm trong cùng hệ nhận diện với thẻ phòng.
Thẻ dùng ở hồ bơi và vùng biển có nhanh hỏng không?
Phôi PVC chịu nước tốt. Hư hỏng ở khu nghỉ dưỡng ven biển đến từ ba thứ khác: cát chà xước bề mặt, thẻ bị uốn cong khi nhét túi quần bơi, và mực bạc dần do phơi nắng.
Ba việc giảm được phần lớn số thẻ phải thay: dùng bao đeo thẻ cho nhóm khách hay xuống hồ, cán màng cho thẻ nhân viên dùng cả năm, và dự trù tỉ lệ thay thẻ cao hơn khu nội thành khi lập kế hoạch vật tư.
Khách báo mất thẻ thì xử lý theo thứ tự nào?
Thứ tự này quan trọng hơn tốc độ in.
- Huỷ hiệu lực thẻ cũ trên phần mềm khoá cửa trước tiên. Với thẻ có chip, việc huỷ nằm ở phần mềm chứ không nằm ở tấm thẻ.
- Mã hoá thẻ mới đúng số phòng và thời hạn lưu trú còn lại.
- Ghi vào sổ giao ca: số phòng, giờ báo mất, người xử lý.
- Cuối kỳ đối chiếu số thẻ phát ra và số thẻ thu hồi để biết tỉ lệ thất lạc thật.
Dự trù phôi thẻ theo số phòng như thế nào?
Công thức dùng được cho hầu hết khách sạn: số thẻ cần đặt = số phòng × 2 × 1,2, rồi làm tròn lên bội số 100 vì phôi thẻ trắng đóng hộp 100 chiếc. Hai thẻ cho mỗi phòng là mức phổ biến khi khách đi theo cặp; phần 20% cộng thêm là dự phòng cho thẻ thất lạc và thẻ hỏng.
| Số phòng | Thẻ cấp cho khách (×2) | Cộng 20% dự phòng | Số thẻ nên đặt |
|---|---|---|---|
| 50 | 100 | 120 | 200 thẻ (2 hộp) |
| 100 | 200 | 240 | 300 thẻ (3 hộp) |
| 200 | 400 | 480 | 500 thẻ (5 hộp) |
| 500 | 1.000 | 1.200 | 1.200 thẻ (12 hộp) |
Số cuộn ribbon tính riêng: lấy tổng số thẻ phải in chia cho số lượt in ghi trên cuộn ribbon đang dùng, làm tròn lên rồi cộng một cuộn dự phòng cho mùa cao điểm. Thẻ phòng in tràn màu dùng ribbon màu; thẻ chỉ in chữ đen lên phôi đã in sẵn nền thì dùng ribbon đen, chi phí mỗi thẻ thấp hơn hẳn.
Vật tư nên dự trữ tại lễ tân
Câu hỏi thường gặp
Làm sao biết khoá cửa khách sạn đang dùng loại thẻ nào?
Xem tài liệu hệ khoá, hoặc chụp cả hai mặt thẻ đang dùng gửi SmartID. Dải từ ở mặt sau là thẻ từ; thẻ dày mặt sau trơn thường là proximity 125kHz; thẻ mỏng như thẻ ngân hàng thường là Mifare 13.56MHz.
Máy in thẻ có mã hoá được thẻ phòng không?
Máy in nền thẻ. Việc ghi số phòng và thời hạn vào chip do phần mềm khoá cửa thực hiện qua bộ mã hoá tại quầy. Máy in thẻ có thể gắn thêm mô-đun mã hoá khi cần in và ghi chip trong cùng một lượt.
Thẻ phòng in hình ảnh khách sạn được không?
Được. Máy in thẻ nhựa in tràn cả mặt thẻ, in được ảnh chụp, hoa văn nhận diện và mã QR. Mặt sau in được giờ phục vụ hoặc mật khẩu wifi.
Thẻ dùng ở hồ bơi, vùng biển có nhanh hỏng không?
Phôi PVC chịu nước. Hỏng chủ yếu do cát chà xước, thẻ bị uốn cong và mực bạc do phơi nắng. Bao đeo thẻ và lớp cán màng giảm được phần lớn số thẻ phải thay.
Có in được thẻ quà tặng theo mệnh giá không?
Được. In mệnh giá cùng mã vạch hoặc mã QR lên thẻ, phần theo dõi số dư nằm ở phần mềm bán hàng chứ không nằm trên thẻ.
Thẻ nhân viên khách sạn nên in thông tin gì?
Ảnh, tên, bộ phận và mã nhân viên. Không in số điện thoại, số căn cước hay địa chỉ lên mặt thẻ.
Xem thêm ứng dụng liên quan
Máy in thẻ thành viên cho chương trình khách hàng thân thiết · máy in thẻ sự kiện cho hội nghị và tiệc tổ chức tại khách sạn.
Liên hệ tư vấn cùng SmartID
SmartID là đơn vị tiên phong cung cấp giải pháp toàn diện về công nghệ nhận dạng và thẻ thông minh tại Việt Nam. SmartID tự hào là đối tác chiến lược và nhà phân phối chính thức của hàng loạt thương hiệu hàng đầu thế giới Swiftpro, Hiti, Identis… mang đến trọn gói giải pháp in ấn hộ chiếu và giấy tờ định danh bảo mật cao.
- 📍 Địa chỉ: 51-53 Phổ Quang, Phường Tân Sơn Hòa, TP.HCM
- 📞 Hotline: 0909.961.535
- 📧 Email: [email protected]
- 🌐 Website: SmartID.vn
👉 Liên hệ ngay với SmartID để được tư vấn máy in thẻ khách sạn!
