Phần mềm quản lý kho là hệ thống máy tính dùng để kiểm soát số lượng hàng tồn kho, các đơn đặt hàng, doanh số và cả số lượng giao nhận hàng hóa, và thường được ứng dụng trong lĩnh vực sản xuất công nghiệp với mục đích tạo ra quy trình làm việc, hóa đơn vật tư và nhiều loại giấy tờ khác liên quan đến lĩnh vực sản xuất.
Phần mềm quản lý kho SmartInventory
Đa số các công ty thường sử dụng phần mềm quản lý kho nhằm hạn chế tình trạng vượt quá số lượng hoặc thiếu hụt hàng hóa trong kho. Nó cũng là công cụ hữu hiệu trong việc tổ chức, sắp xếp các dữ liệu tồn kho mà trước đây nhiệm vụ này vốn được thực hiện chủ yếu bằng các form giấy hoặc bằng các file spreadsheet trong máy tính. Phần mềm quản lý kho thường được kết hợp với phần mềm phân phối hàng hóa và có chức năng tương tự như phần mềm này.
Chức năng:
Phần mềm quản lý kho được tạo thành từ một số phần chủ yếu, tất cả đều hoạt động với nhau nhằm tạo nên một hệ thống quản lý kho liên kết chặt chẽ ứng dụng trong nhiều hệ thống tổ chức quản lý và bao gồm các chức năng cơ bản sau đây:
Quản lý đơn đặt hàng:
Nếu số lượng hàng tồn kho đạt đến một số lượng nhất định nào đó, hệ thống quản lý kho của công ty sẽ được lập trình chức năng thông báo cho người quản lý kho biết và sắp xếp lại hoặc đặt mua lại số hàng hóa đó. Chức năng này của phần mềm giúp tránh được tình trạng thiếu hụt hàng hóa hay dư thừa hàng hóa trong kho.
Quản lý tài sản, hàng hóa:
Khi hàng hóa ở được cất trong kho hay bày tại cửa hàng thì nó luôn được kiểm soát bằng tiêu chí riêng đặc trưng và phù hợp đối với mỗi hình thức kinh doanh chẳng hạn như kiểm soát bằng mã vạch, số thứ tự, số lô hàng, hay số kiểm duyệt. Ngày nay, hệ thống phần mềm quản lý kho thường sử dụng hình thức nhận diện hàng hóa bằng mã vạch, RFID (hệ thống nhận diện bằng tần số vô tuyến), và/ hoặc công nghệ kiểm soát bằng mạng không dây (wireless).
Quản lý dịch vụ:
Đối với các công ty hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, thì phần mềm quản lý kho cũng có nhiều công dụng hữu ích chẳng hạn như dùng để kiểm soát chi phí mua tư liệu, đồ dùng văn phòng phẩm, cá nhân,… phục vụ cho nhu cầu kinh doanh của mình. Bằng cách này, người quản lý sẽ dễ dàng tính toán được chi phí đầu tư từ đó suy ra được lợi nhuận thu được trong quá trình kinh doanh của đơn vị mình.Nhận biết sản phẩm.
Mã vạch được xem là một trong những công cụ hiệu quả dùng để quản lý hàng hóa thông qua dữ liệu được mã hóa bên trong nó và quản lý những đơn hàng nhập vào phần mềm quản lý kho. Bên cạnh đó, để đọc được những thông tin trên sản phẩm mã hóa trong mã vạch thường phải có sự hỗ trợ bằng chiếc máy đọc/ máy quét mã vạch phù hợp với loại mã vạch đó. Ngoài ra, thẻ RFID và phương pháp wireless cũng được xem là một số giải pháp hữu hiệu khác giúp nhận biết hàng hóa thích hợp cho quy trình quản lý kho của mình.
Tóm lại, phần mềm quản lý kho là một trong những thành phần quan trọng cấu thành nên hệ thống kiểm kho. Do đó, việc lựa chọn một phần mềm ứng dụng tốt nhất là yếu tố cũng cần lưu ý đối với mỗi doanh nghiệp khi quyết định lắp đặt cho mình một hệ thống kiểm kho hoàn chỉnh và hoàn hảo.
