Sự kiện thường chốt danh sách sát giờ, có khách đăng ký ngay tại quầy check-in và luôn phát sinh thẻ in lại. In tại chỗ giúp ban tổ chức xử lý cả ba tình huống đó trong vài phút, đồng thời phân biệt rõ đại biểu, khách VIP, báo chí và nhân sự vận hành bằng màu và ký hiệu trên thẻ. Trang này gợi ý cấu hình cho quầy check-in và cách dự trù vật tư in thẻ theo quy mô sự kiện.
Máy in thẻ sự kiện phù hợp
Quầy check-in in thẻ tại chỗ cần những gì
Cấu hình tối thiểu gồm một máy in thẻ nhựa để bàn, laptop cài phần mềm in thẻ, phôi thẻ, ribbon và dây đeo. Với sự kiện lớn, nên có máy thứ hai làm dự phòng và một người chuyên xử lý các trường hợp sai tên, sai chức danh.
Phân quyền khu vực bằng màu và ký hiệu
Cách đơn giản và ít sai sót nhất là quy ước màu: một màu cho đại biểu, một cho VIP, một cho báo chí, một cho nhân sự vận hành. Màu thể hiện trên nền thẻ hoặc trên dải dây đeo thẻ, kèm bảng quy định khu vực dán tại các chốt kiểm soát.
In thẻ từ danh sách đăng ký
Danh sách đăng ký thường nằm ở Google Form hoặc Excel. Phần mềm in thẻ nạp trực tiếp file này, ghép tên và đơn vị vào mẫu thẻ, in hàng loạt trước sự kiện và in lẻ tại quầy cho khách đăng ký muộn.
Thẻ giấy hay thẻ nhựa
Sự kiện một ngày với số lượng rất lớn thường dùng thẻ giấy in sẵn. Hội nghị nhiều ngày, sự kiện có khách mời quan trọng hoặc cần hình ảnh chỉn chu thì dùng thẻ nhựa CR80, vì thẻ bền hơn và không nhàu khi đeo cả ngày.
Dây đeo, bao thẻ và kẹp
Dây đeo in logo nhà tài trợ là hạng mục thường được tính vào gói tài trợ. Bao thẻ dọc hay ngang phụ thuộc thiết kế thẻ; kẹp cá sấu phù hợp cho nhân sự vận hành phải di chuyển nhiều. Xem các lựa chọn tại dây đeo thẻ.
Dự trù vật tư theo số khách
Dự trù bằng số khách dự kiến cộng phần dự phòng cho khách phát sinh và thẻ in lại. Nên chuẩn bị vật tư trước ngày sự kiện ít nhất một tuần, vì đây là hạng mục dễ thiếu vào phút chót.
Câu hỏi thường gặp
Quầy check-in in thẻ tại chỗ cần những gì?
Một máy in thẻ để bàn, laptop có phần mềm in thẻ, phôi thẻ, ribbon và dây đeo. Nên có sẵn một máy dự phòng cho sự kiện lớn.
In được thẻ cho khách đăng ký ngay tại cửa không?
Được, nhập thông tin vào phần mềm rồi in ngay; đây là lý do chính nhiều ban tổ chức chọn in tại chỗ.
Phân biệt đại biểu, VIP, báo chí và staff thế nào?
Dùng màu nền, dải màu trên dây đeo hoặc ký hiệu in trên thẻ, kèm quy định khu vực tương ứng.
Thẻ giấy và thẻ nhựa nên chọn loại nào?
Sự kiện một ngày, số lượng rất lớn thường dùng thẻ giấy; hội nghị nhiều ngày hoặc cần hình ảnh chỉn chu thì dùng thẻ nhựa.
Thuê máy in thẻ cho sự kiện được không?
Liên hệ SmartID 0909 961 535 để trao đổi phương án theo thời gian và quy mô sự kiện.
Cần tư vấn đúng cấu hình? Gọi hoặc Zalo 0909 961 535 — cho SmartID biết số thẻ cần in mỗi tháng và loại đầu đọc đang dùng, chúng tôi gợi ý máy và vật tư phù hợp.
