Hầu hết các hình thức kinh doanh ngày nay đều sử dụng mã vạch cho nhiều mục đích khác nhau. Chúng tôi xin đưa ra một số ví dụ sau: Bạn phải quản lý tất cả hệ thống máy tính hay một thiết bị quan trọng nào đó trong công ty; bạn có một nhà kho và phải bảo quản tất cả hàng triệu loại hàng hóa; hay bạn có một cửa hàng và cần phải chú ý tới tất cả giá cả và các loại hàng đó, trong trường hợp này thì máy quét mã vạch sẽ giúp bạn cập nhật và quản lý dữ liệu của tất cả các mặt hàng hay tài sản này một cách dễ dàng hơn.
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều loại máy quét khác nhau như máy quét đèn LED, máy quét Laser, và máy quét hình ảnh, do đó điều quan trọng là bạn phải biết được loại nào tốt và phù hợp với mục đích sử dụng của mình. Trong đó, Máy quét mã vạch Laser là một trong những lựa chọn hữu hiệu và phổ biến nhất. Dòng sản phẩm máy quét này phát ra một loại tia laser nhỏ màu đỏ có thể đọc được các mã vạch một cách nhanh chóng và chính xác chỉ trong khoảng thời gian tương đối ngắn một hoặc hai giây. Loại máy này cũng có khả năng đọc được những mã vạch dài hơn nhiều so với các loại máy quét sử dụng đèn LED của chúng trước đây. Máy quét mã vạch đèn LED vẫn còn được dùng khá phổ biến tại nhiều cửa hàng hiện nay. Máy quét 2D đọc mã vạch giống như đọc hình ảnh, sau đó chuyển toàn bộ mã này theo dạng file hình trong cơ sở dữ liệu. Chi tiết này giống với cách sử dụng của loại Máy quét hình ảnh. Mỗi một loại máy quét này đều rất bền bỉ do chúng được thiết kế không có nhiều bộ phận di chuyển, nên có khả năng chịu được điều kiện làm việc liên tục.
Máy quét mã vạch có thể có nhiều dạng khác nhau phụ thuộc vào hình thức kinh doanh và mục đích sử dụng của bạn. Máy quét cầm tay là loại máy được dùng phổ biến trong việc kiểm tra hàng hóa. Các sản phẩm máy quét này đều có tay cầm, và thường có 1 nút bấm mà khi chúng ta ấn vào sẽ phát ra một loại tín hiệu bằng đèn LED hoặc Laser có thể đọc được mã vạch của hàng hóa.
Máy tính thông thường thì không thể nào đọc được các mã vạch. Một loại máy quét đặc biệt là loại có thể dùng để quét toàn bộ mã vạch, sau đó dịch ra các công thức mã hóa này và chuyển đổi chúng thành mẫu dữ liệu có thể đọc và hiểu được. Quan trọng hơn, máy quét mã vạch có thể lấy được dữ liệu từ các mã vạch và chuyển chúng vào file dữ liệu trong máy tính, sau đó dịch ra tất cả thông tin này và lưu vào file cơ sở dữ liệu. Hầu hết tất cả các máy quét mã vạch đều được thiết kế phù hợp với tất cả các máy tính và hệ thống vận hành chúng.
Chỉ cần cài đặt thêm phần mềm cần thiết là bạn đã có thể dễ dàng sử dụng. Trước khi chọn một loại máy quét mã vạch, bạn nên lưu ý vào một số đặc điểm như tần số quét, độ rộng máy có thể quét, máy đó kết nối như thế nào, và hướng dẫn thời gian sử dụng ra sao?. Với nhiều loại sẵn có trên thị trường hiện nay thì việc chọn ra một loại máy quét mã vạch là việc tương đối dễ dàng nhưng vẫn đảm bảo có thể giúp bạn đọc được mã vạch một cách chính xác.
