Ngày nay, khi nền khoa học kỹ thuật phát triển đi đôi với sự lớn mạnh không ngừng của nền kinh tế thì sự chuyên nghiệp hoá trong quản lý nhân sự quả thật là một phương pháp hữu hiệu giúp cho các công ty, doanh nghiệp tồn tại và đi lên. Trong những cách quản lý nhân sự thì hệ thống chấm công luôn là một phần không thể thiếu trong các tổ chức, đoàn thể. Hiện nay, hệ thống chấm công bằng thẻ được xem là một hệ thống thích hợp nhất cho việc kiểm soát và trên thực tế, giải pháp này cũng đang được các doanh nghiệp lựa chọn nhiều nhất và sử dụng rộng rãi nhất.

Một qui trình chấm công gồm có 3 bước

- Lấy dữ liệu từ máy chấm công (Quản lý thẻ điểm danh): dữ liệu từ máy chấm công được xem là dữ liệu thô, gồm có ngày giờ quét thẻ và mã số của người quét. Ở một số máy còn có thể lấy thêm chế độ quét thẻ (vào/ra).

- Xử lý thông tin chấm công: dữ liệu thô được chuyển thành bảng chấm công (số giờ làm việc trong ngày, số giờ làm thêm, số phút đi trễ/về sớm, số lần nghỉ phép)

- Tạo báo cáo: hiển thị bảng chấm công trên văn bản

Ngoài hai thời gian cố định chấm công (sáng đến công ty và chiều tan sở) thì những thời gian còn lại, có thể đưa thẻ vào bất kỳ lúc nào nhưng file chấm công không có tác dụng chấm công mà chỉ có ý nghĩa kiểm soát, quản lý giờ giấc ra vào của nhân viên.

Đối với những nhà máy, xí nghiệp phân ca theo thời gian, máy chấm công cũng hỗ trợ phần mềm thiết lập ca làm việc để điểm danh công nhân viên.

Máy chấm công được quản lý bởi bộ phận nhân sự, các trường hợp chỉnh sửa sẽ được máy tính gửi thông tin đến cơ quan lãnh đạo. Do đó, không nên chỉnh sửa dữ liệu hay chọn hình thức chấm công, quẹt thẻ hộ, trừ trường hợp bắt buộc như chấm công cho người đi công tác, đi gặp khách hàng... vì như thế, thông tin điểm danh lấy từ máy sẽ không còn mang tính khách quan nữa.

Với những ưu điểm và tính năng vượt trội, giá cả phải chăng, chất lượng ngoại nhập bền bỉ, máy chấm công của SmartID - Nam Sơn là sự lựa chọn hợp lý và chính xác cho các doanh nghiệp trong thời kỳ công nghiệp hóa hiện nay.