Phân tích ưu – nhược điểm của các loại máy chấm công

25-06-2015 09:49:58

Nguồn nhân lực của các doanh nghiệp đang tăng lên ngày càng chóng mặt với mức độ tỷ lệ thuận với doanh số. Doanh nghiệp càng đông nhân sự thì hiệu quả đạt được càng cao. Tuy nhiên, hệ lụy kéo theo của việc “đông dân” là doanh nghiệp khó quản lý, kiểm soát, đặc biệt là quá trình chấm công, tính lương gặp nhiều rắc rối, phiền phức. Máy chấm công ra đời là một bước tiến vượt bậc, hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp trong việc quản lý nhân sự, quản lý thời gian làm việc của nhân viên để từ đó hướng đến một môi trường làm việc chuyên nghiệp và công bằng cho tất cả nhân viên.

Máy chấm công giúp các doanh nghiệp kiểm soát giờ ra vào của nhân viên, tạo tác phong làm việc chuyên nghiệp
Máy chấm công giúp các doanh nghiệp kiểm soát giờ ra vào của nhân viên, tạo tác phong làm việc chuyên nghiệp

Hiện nay, trên thị trường có khá nhiều chủng loại máy chấm công khác nhau, phù hợp với từng đặc trưng, môi trường, quy mô của các doanh nghiệp, giúp chủ quản dễ dàng kiểm soát nhân sự, tránh tình trạng gian lận giờ giấc và nâng cao ý thức của con người. Thực tế cho thấy, máy chấm công không chỉ giúp các doanh nghiệp kiểm soát giờ ra vào của nhân viên mà còn giúp rèn luyện cho nhân viên tác phong làm việc chuyên nghiệp.

Các loại máy chấm công phổ biến trên thị trường hiện nay

Trên thị trường hiện đang tồn tại hai loại máy chấm công cơ bản nhất là máy chấm công cơ học (thẻ giấy) và máy chấm công điện tử (Chấm công bằng thẻ từ, thẻ cảm ứng hoặc vân tay). Vậy, ưu điểm của từng loại máy này như thế nào và chúng có nhược điểm gì? Chúng ta sẽ cùng phân tích qua các danh mục cụ thể dưới đây:

Loại máy Máy chấm công vân tay Máy chấm công Thẻ từ/ Thẻ cảm ứng Thẻ giấy
Hình ảnh Máy chấm công vân tay Máy chấm công thẻ từ Máy chấm công thẻ giấy
Phù hợp với loại hình/ đơn vị sử dụng Văn phòng, tòa nhà, cao ốc hoặc các đơn vị hành chính. Phù hợp với hầu hết các mô hình hoạt động của các đơn vị. Các đơn vị hoạt động chia nhiều ca, nhiều lớp, chuyên về sản xuất.
Quy mô doanh nghiệp sử dụng Trung bình 150 người Trung bình 450 người Công xưởng quy mô trên 50 người
Cơ chế nhận dạng Nhận dạng bằng dấu vân tay Nhận dạng bằng thẻ cảm ứng hoặc thẻ từ Nhận dạng bằng thẻ giấy
Tốc độ chấm công 6 giây/người  2 giây/người  1 giây/người
Kết nối mạng Kết nối máy tính qua mạng LAN, internet Kết nối máy tính qua mạng LAN, internet -
Chức năng phụ Chức năng phân quyền quản lý. Có thể tích hợp vừa chấm công bằng vân tay vừa bằng thẻ cảm ứng. Màn hình hiển thị tên người chấm công  Chức năng phân quyền quản lý. Màn hình hiển thị thị tên người chấm công hoặc mã số mặc định được cài sẵn trước đó. -
Cơ chế tổng hợp dữ liệu Dùng phần mềm quản lý, tổng hợp công và các báo cáo trên máy tính. Dùng phần mềm quản lý, tổng hợp công và các báo cáo trên máy tính.  Tổng hợp bằng tay
Ưu điểm - Mỗi người tự chấm công bằng vân tay của chính mình.
- Nhân viên không thể chấm công giúp nhau gây ra tình trạng gian lận giờ giấc.
- Tiết kiệm chi phí (không phải tốn tiền mua thẻ).
- Ổn định trong quá trình chấm công 
- Thời gian chấm công nhanh, tính ổn định cao.
- Ít phụ thuộc vào môi trường và người sử dụng
 - Rẻ tiền, hiệu quả chấm công ổn định, phù hợp với quy mô công ty lớn, thao tác nhanh chóng.
- Tuổi thọ máy cao, có nguồn pin dự phòng khi mất điện.
 
Khuyết điểm - Tính ổn định tùy thuộc vào người sử dụng và môi trường làm việc. Máy hoạt động kém nếu tay người sử dụng dính dầu mỡ hoặc môi trường làm việc bụi bặm.
- Thời gian chấm công lâu hơn dùng thẻ.
- Chi phí bảo hành cao. 
- Nhân viên phải luôn mang thẻ bên người.
- Thẻ chấm công có thể bị hỏng (mất từ tính), thất lạc hoặc nhân viên quên mang thẻ thì không thể chấm công.
- Nhân viên có thể chấm công thay cho nhau.
- Chi phí sử dụng cao vì khi mất phải in thêm thẻ.
 - Nhân viên phải luôn mang theo và bảo quản thẻ giấy bên người.
- Thẻ chấm công làm bằng giấy nên dễ bị ướt, rách, nhàu nát hoặc thất lạc.
- Nhân viên có thể chấm công thay cho nhau
- Thiết kế của máy chấm công thẻ giấy thô, to, không tạo được tính chuyên nghiệp cho công ty.

Lưu ý khi lựa chọn máy chấm công phù hợp với từng doanh nghiệp

Cần cân nhắc đến các yếu tố sau trước khi chọn mua loại máy chấm công nào phù hợp cho doanh nghiệp mình:

Quy mô doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp có số lượng nhân viên <50 người, làm việc trong môi trường sạch sẽ, khô thoáng thì máy chấm công vân tay là lựa chọn thích hợp. Loại máy này có tính bảo mật cao, có thể kết nối internet nhưng lại mất nhiều thời gian vì phải đặt vân tay vào đúng vị trí.

Máy chấm công thẻ từ phù hợp với hầu hết mô hình hoạt động của các đơn vị
Máy chấm công thẻ từ phù hợp với hầu hết mô hình hoạt động của các đơn vị

Còn nếu là loại hình nhà xưởng, xí nghiệp có số nhân viên >50 người; cần máy dễ sử dụng, thời gian chấm công nhanh, ổn định, có thể chọn máy chấm công bằng thẻ giấy (chấm công theo ngày, môi trường làm việc khô thoáng) hoặc máy chấm công bằng thẻ cảm ứng (khi phải làm việc với các hóa chất, dầu mỡ). 2 loại máy này chấm công bằng thẻ nên có thể chấm thay được, trong đó chấm công bằng thẻ cảm ứng cho thao tác nhanh hơn, máy được kết nối với internet nên dễ quản lý hơn.

Ngoài ra, trên thị trường còn có những máy chấm công sử dụng kết hợp cả dấu vân tay và thẻ cảm ứng, vừa rút ngắn thời gian chấm công mà thông tin lại được bảo mật tốt hơn.

Nhu cầu sử dụng

Bạn cần chọn mua máy để thực hiện chấm công hay vừa chấm công vừa kiểm soát cửa vào/ra? Cũng cần lưu ý đến dung lượng bộ nhớ máy, thời gian chấm công, số lượng ca quản lý, dạng in của dữ liệu…

Máy chấm công tạo ra độ chuyên nghiệp, tránh gian lận. phù hợp với các cao ốc, văn phòng
Máy chấm công tạo ra độ chuyên nghiệp, tránh gian lận. phù hợp với các cao ốc, văn phòng

Chế độ bảo hành

Đối với máy chấm công bằng thẻ cảm ứng, thẻ từ hoặc chấm công bằng vân tay, cần cài đặt và sử dụng phầm mềm chấm công thành thạo để truy xuất dữ liệu. Do đó, khi chọn mua các loại máy này, nên chọn những đơn vị có chế độ bảo hành tốt, thời gian bảo hành lâu, có thể hỗ trợ trực tiếp hoặc từ xa vào mọi thời điểm.

Đối với máy chấm công bằng thẻ giấy, cần đảm bảo chế độ hậu mãi để hỗ trợ sửa chữa và lắp đặt máy khi có nhu cầu.

  • Kho Download

    Trung tâm download
    tài liệu hướng dẫn kỹ thuật,
    hướng dẫn sử dụng ứng dụng...

  • Video clip

    Video giới thiệu sản
    phẩm, hướng dẫn kỹ thuật,
    hướng dẫn sử dụng ứng dụng...

  • Ý kiến khách hàng
    •                             Là cơ quan nhà nước với nhu cầu in ấn đặc thù và khối lượng in lớn, sau 5 năm sử dụng thiết bị máy in thẻ của DIS - chúng tôi hoàn toàn yên tâm về chất lượng sản phẩm cũng như dịch vụ của nhà cung cấp. Thanh Sơn / Sở nội vụ

    •                             Những khách hàng đã sử dụng thẻ khách hàng hay thẻ ưu đãi thì trung thành với nhãn hiệu đó lâu hơn những khách hàng nhận được khuyến mãi ngay tại quầy. ACNielsen

    •                             Nhờ giải pháp máy in thẻ sinh viên tại chỗ, sinh viên trường tôi giờ có thể nhận thẻ sinh viên của mình ngay khi làm thủ tục nhập học, giúp chúng tôi tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức Anh Hải / Trường Đại Học Quốc Tế

    •                             Sau nhiều năm tìm kiếm giải pháp thích hợp cho việc tạo các mã vạch và đọc mã vạch, chúng tôi thấy sản phẩm máy in mã vạch Postek phù hợp với ngân sách và chất lượng in thật hoàn hảo. Kim Loan / Khu công nghiệp Singapore