Trong bất kỳ cơ quan tổ chức nào, vấn đề đảm bảo an ninh, an toàn tài sản và con người luôn được chú trọng hàng đầu. Nói cách khác, để đảm bảo sự an ninh tuyệt đối nêu trên chính là phải tìm ra phương thức tốt nhất để bảo mật những cơ sở dữ liệu liên quan đến tài sản và con người tại nơi làm việc đó. Một trong những giải pháp đơn giản nhưng khá hiệu quả chính là chiếc thẻ nhận diện bảo mật với nhiều chức năng thông minh đã và đang được hầu hết công ty, tổ chức hiện nay ưu chuộng.

Tuy nhiên, không phải bất kỳ chiếc thẻ nhựa nào cũng đảm bảo an toàn tuyệt tối cho hầu hết nhu cầu của nhà quản lý mà còn phụ thuộc nhiều yếu tố, nhiều phương thức in ấn lẫn khả  năng tích hợp các yếu tố bảo mật tùy theo từng mục đích sử dụng. 

Mục đích chính để tạo ra chiếc thẻ nhận diện thông minh là để đảm bảo quản lý con người chính xác và nhanh chóng, nhưng thẻ nhận diện ngày nay còn được sử dụng với nhiều mục đích quan trọng hơn cho nhiều trường hợp tại nơi làm việc như:

• Quản lý ra vào nơi làm việc
• Quản lý thời gian làm việc và chấm công
• Quản lý khách ra vào
• Quản lý nhân sự

Tại nơi làm việc, thẻ nhận diện được xem là có đầy đủ chức năng của một thẻ bảo mật phải đảm bảo gồm có các thông tin hoặc tích hợp các yếu tố thông minh sau đây:

• Logo công ty
• Thông tin liên hệ
• Hình chân dung nhân viên
• Họ tên nhân viên
• Thông tin liên hệ khi cần
• Chữ ký nhà cấp phát hành thẻ
• Chức vụ
• Bộ phận
• Ngày cấp
• Số ID nhân viên
• Mã vạch
• Lớp phủ 3D hologram
• Dải từ
• Chip thông minh

Đối với thẻ nhận diện khách hàng, việc kết hợp tất cả hoặc một số thông tin sau đây có thể cũng tăng tính bảo mật cho thẻ nhận diện tại nơi làm việc:

• Logo công ty
• Thông tin liên hệ công ty
• Phải có dòng chữ “VISITOR” để phân biệt với nhân viên và được in to đậm
• Ngày tháng/ thời gian cấp phát thẻ
• Ngày hết hạn sử dụng thẻ
• Số ID khách hàng
• Hình ảnh chủ thẻ (tùy chọn sử dụng)

Tóm lại, thẻ nhận diện bảo mật hoàn chỉnh tại nơi làm việc trông có vẻ phức tạp khi có quá nhiều thông tin lẫn các chi tiết đặc biệt được tích hợp bên trong, tuy nhiên chúng lại được tạo ra đơn giản chỉ với thiết bị máy in thẻ nhựa với chức năng bảo mật kèm theo một số phụ kiện cần thiết tùy theo mục đích sử dụng của bạn.